Hồ sơ du học là bước đầu tiên và cũng là bước nhiều bạn mắc lỗi nhất. Mỗi quốc gia, mỗi trường có yêu cầu khác nhau, nhưng điểm chung là hầu hết giấy tờ tiếng Việt đều phải được dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước sở tại. Dịch sai, dịch thiếu hoặc dịch không đúng hình thức có thể khiến hồ sơ bị trả lại, làm chậm cả quá trình xin visa. Bài viết này giúp bạn phân loại giấy tờ và chọn cách dịch phù hợp.
Nhóm giấy tờ thường phải dịch
Tùy chương trình, bạn có thể cần dịch các loại giấy tờ sau:
- Giấy tờ học tập: học bạ, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời.
- Giấy tờ nhân thân: giấy khai sinh, căn cước, sổ hộ khẩu hoặc giấy xác nhận cư trú.
- Giấy tờ tài chính: sổ tiết kiệm, xác nhận số dư, giấy tờ nhà đất, xác nhận thu nhập của bố mẹ.
- Giấy tờ công việc: hợp đồng lao động, xác nhận công tác, giấy phép kinh doanh nếu người bảo lãnh là chủ doanh nghiệp.
- Các giấy tờ khác: giấy chứng nhận giải thưởng, hoạt động ngoại khóa, thư giới thiệu.
Phân biệt bản dịch tham khảo và bản dịch có giá trị pháp lý
Đây là điểm nhiều phụ huynh và học sinh nhầm lẫn. Có hai loại bản dịch với mục đích khác nhau.
Bản dịch tham khảo dùng để bạn hiểu nội dung, chuẩn bị bài luận, điền đơn trực tuyến hoặc soạn email trao đổi với trường. Với loại này, bạn hoàn toàn có thể dùng công cụ dịch trực tuyến như https://ggdich.net để dịch nhanh, sau đó tự chỉnh sửa lại.
Bản dịch nộp hồ sơ chính thức thì khác. Hầu hết trường và cơ quan lãnh sự yêu cầu bản dịch có xác nhận của người dịch, đơn vị dịch thuật hoặc được công chứng, chứng thực theo quy định. Nếu bạn chưa rõ khái niệm này, bài viết về dịch công chứng giải thích khá rõ dịch công chứng là gì, khi nào bắt buộc và vì sao bản dịch máy không thể thay thế.
Những lỗi dịch hay gặp trong hồ sơ du học
Kể cả khi thuê đơn vị dịch, bạn vẫn nên tự kiểm tra lại bản dịch trước khi nộp. Các lỗi thường gặp:
- Tên riêng không thống nhất: họ tên, tên trường, tên địa danh viết khác nhau giữa các giấy tờ. Hãy lấy hộ chiếu làm chuẩn cho họ tên.
- Ngày tháng sai định dạng hoặc đảo ngày và tháng.
- Tên môn học trong bảng điểm dịch sai, khiến trường đánh giá sai nền tảng học vấn.
- Thang điểm không được chú thích. Thang điểm 10 của Việt Nam nên có ghi chú để trường nước ngoài quy đổi chính xác.
- Thiếu dấu, thiếu chữ ký hoặc trang dịch không đóng dấu giáp lai khi có yêu cầu.
Lập kế hoạch thời gian
Việc xin bản sao, chứng thực và dịch thuật có thể mất từ vài ngày đến vài tuần, đặc biệt vào mùa cao điểm nộp hồ sơ. Hãy lập danh sách giấy tờ ngay khi chọn trường, kiểm tra yêu cầu cụ thể về hình thức dịch trên trang web chính thức của trường và cơ quan lãnh sự, rồi chuẩn bị sớm ít nhất hai đến ba tháng trước hạn nộp.
Nên dịch dư một vài bản cho những giấy tờ quan trọng, vì bạn có thể nộp cho nhiều trường hoặc cần bổ sung khi xin visa.
Kết luận
Dịch giấy tờ là phần việc tưởng đơn giản nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hồ sơ du học. Hãy phân biệt rõ bản dịch để tham khảo và bản dịch nộp chính thức, kiểm tra kỹ tên riêng, ngày tháng, bảng điểm, và chuẩn bị sớm. Một bộ hồ sơ chỉn chu là bước khởi đầu tốt cho hành trình du học của bạn.
